Archiv

Unter einem Archiv (lateinisch archivum aus griechisch αρχείο(ν), archeío(n), „Regierungs-“, „Amtsgebäude“) versteht man eine Institution oder Organisationseinheit, in der Unterlagen aus Verwaltungshandeln, die als archivwürdig bewertet und somit zu Archivgut umgewidmet wurden, erfasst, erschlossen, erhalten, ausgewertet und zugänglich gemacht werden. Im übertragenen Sinne bezeichnet es auch das Gebäude. Archivgut sind Schriftstücke, Akten, Karten, Pläne, Siegel, Bild-, Film- und Tonmaterialien sowie sonstige, auch elektronisch gespeicherte Informationen, die einen bleibenden Wert besitzen.

Diese eher historische Definition wird in der heutigen Zeit erweitert um das elektronische Archiv bzw. die elektronische Archivierung. Die Begriffe Aufbewahrung von Information und Archivierung gehen dabei nahtlos ineinander über. Reine Aufbewahrung bedeutet im weitesten Sinne Speicherung auf einem Medium (Plattenspeicher, Magnetband...) bzw. in einem System (Dokumentenverwaltungssystem) wobei das Originaldokument im Vordergrund steht. Archivierung ist an weitere Regeln gebunden wie Unveränderbarkeit, langfristige Wiederauffindbarkeit und Wiedergabefähigkeit. Die reine Sicherung von Daten auf einem kostengünstigen Medium wie sie etwa in einem Rechenzentrum üblich ist, sollte nicht Archivierung genannt werden, da hierbei der langfristige Aufbewahrungsaspekt nicht gegeben ist. Die Lebensdauer der Information im Fall der Archivierung ist nicht etwa konstant oder unendlich. Die sogenannte Aufbewahrungsfrist (Retentiontime) ist zum Archivierungszeitpunkt festzulegen und beinhaltet eine mögliche bzw. notwendige Vernichtung der Information zu gegebener Zeit, was wirtschaftlich bedeutsam ist.


Archiv ist zum Bedauern der Facharchivare kein geschützter Begriff. Jeder, der etwa Bierdeckel sammelt, könnte seine Sammlung auch Archiv nennen. Eine Fülle ganz unterschiedlicher Einrichtungen, die Schrift-, Bild-, Ton- oder Datenträger sowie Sachobjekte dokumentieren, nennt sich Archiv, obwohl es vielfach näher läge, sie als Bibliotheken, Museen oder Dokumentationsstellen zu bezeichnen.

Völlig unscharf ist die Verwendung des Begriffs Archiv in der Computer-Sprache. So werden etwa Systeme zur Elektronischen Archivierung oder für die Datensicherung (siehe etwa das Tar-Dateiformat) als Archive bezeichnet.

In der postmodernen Kulturwissenschaft wird Archiv im Anschluss an Michel Foucault als Oberbegriff für Informations- und Wissensspeicher wie z. B. Bibliotheken gebraucht.

Auch im Titel von Fachzeitschriften begegnet der Begriff Archiv: Archives of Sexual Behavior, Sudhoffs Archiv.




Da Archive das ihnen anvertraute Kulturgut (ebenso wie die anderen Kulturgut verwahrenden Institutionen Bibliotheken, Museen und Denkmalämter) dauerhaft oder zumindest für längere Zeit sichern sollen, stellt sich das Problem der Bestandserhaltung. Auf diesem Feld kooperieren Archive, Bibliotheken und Museen, die sonst weitgehend getrennte fachliche Wege gehen, am meisten. Die Erhaltung etwa eines Tonbands sollte in jeder Institution nach den gleichen fachlichen Maßstäben, wie er auch dem Selbstverständnis des Restauratoren-Berufs zugrundeliegt, erfolgen.

Besondere Probleme wirft die Langzeitarchivierung von digitalen Informationen auf, da die Haltbarkeit der derzeit üblichen Datenträger sehr begrenzt ist. Beispielsweise sind bereits heute Teile der Magnetbänder mit den Daten des Apollo-Programmes nicht mehr lesbar, weil die Computer, Betriebssysteme und Programme von damals nicht mehr verfügbar sind.

Ein weiteres Problem ist die Archivierung von Papierdokumenten, die keine Hanfbestandteile mehr enthalten. Während Dokumente auf altem Hanfpapier sehr dauerhaft über Jahrhunderte lagerfähig sind, zerfallen Dokumente auf dem heute üblichen Papier schon nach wenigen Jahrzehnten durch Säurefraß.




Die Erschließung, das ist die Ordnung und Verzeichnung des Archivguts, erfolgt in Facharchiven heute nach dem Provenienzprinzip, während im 19. Jahrhundert das Pertinenzprinzip weit verbreitet war, das die Unterlagen ohne Rücksicht auf ihren Entstehungszusammenhang und ihre Herkunft (Provenienz) nach Sachbegriffen (Pertinenzen) organisierte. Ein aus dem Zusammenhang gerissenes Schriftstück hat erheblich geringere Aussagekraft als ein Schriftstück, das in seinem Kontext belassen wurde.

Ausgehend vom angloamerikanischen Raum arbeiten Archive an gemeinsamen Standards wie Encoded Archival Context und Encoded Archival Description. Da sich in den USA Archive und Bibliotheken weit näher stehen als im deutschsprachigen Raum, kommt es durch die Kooperation auf dem Gebiet der Standardisierung zu einer verstärkten Zusammenarbeit von Archiven und Bibliotheken.

Allerdings hat es sich nicht bewährt, bibliographische Formate auf archivische Bedürfnisse anzupassen. Der Internationale Archivrat (ICA/CIA[1]) verabschiedete im Jahr 2000 ISAD(G) als Anwendungsstandard zur Verzeichnung von Archivgut (General International Standard Archival Description), bzw. 2004 ISAAR(CPF) (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families).

Damit wird der Eigenständigkeit archivischer Arbeitsmethoden Rechnung getragen. Der Individualisierung von Einzelstücken wird entgegengewirkt und der im Provenienzprinzip artikulierten Bedeutung der Entstehungszusammenhänge und Ursprungszwecke Rechnung getragen. Durch die Vereinheitlichung wird eine Verbesserung der Arbeitsmethoden erreicht, die sich an der Praxis orientiert und die damit zur Grundlage für die Entwicklung nationaler Standards wird.

Angestrebt wird, dass in Zukunft der Benutzer nach einheitlichen Standards weltweit in vernetzten Archivdatenbanken in den Findmitteln der Archive recherchieren kann.



Vor allem die Entwicklung des Datenschutzes war der Motor für die Archivgesetzgebung. In den öffentlichen Archiven weltweit spielt der Respekt vor sensiblen personenbezogenen Daten eine große Rolle. Beispielsweise können Personalakten in der Regel erst einige Zeit nach dem Tod des Betreffenden in die Benutzung gegeben werden (in Deutschland 10 bis 30 Jahre). Ist der Todeszeitpunkt nicht bekannt, wird eine Frist ab der Geburt (i. d. R. 90 bis 100 Jahre) festgelegt.

Mit dem Aufkommen der Informationsfreiheitsgesetze spielen die früher dominierenden Befürchtungen, Benutzer könnten durch verfrühte Einsicht in Behördenakten der Verwaltung schaden, eine immer geringere Rolle. Für die Unterlagen des Bundes und der Länder gilt in Deutschland eine Regelsperrfrist von 30 Jahren nach Entstehung.

Vereinzelte Pilotprojekte gelten der Digitalisierung von Archivgut, um es im Internet zur Benutzung bereitzustellen. Derzeit wird zwar das Einstellen von Findmitteln in das World Wide Web allgemein befürwortet, aber der Gedanke von Open Access für Archivgut ist noch kaum verbreitet und wird wohl unter dem Kostendruck der öffentlichen Verwaltungen einerseits und bei den hohen Digitalisierungskosten andererseits nicht bald zu realisieren sein.




Dem fachlichen Austausch dienen die Berufsverbände der Archivarinnen und Archivare (in Deutschland: VdA, in der Schweiz VSA, in Österreich VÖA) und Zusammenschlüsse von Archiven sowie archivische Fachzeitschriften (in Deutschland ist an erster Stelle Der Archivar und die Archivalische Zeitschrift zu nennen, in der Schweiz ARBIDO, in Österreich Scrinium). Erst in neuester Zeit nutzen Archivare verstärkt das Internet zum Informationsaustausch (Websites, Mailinglisten).